Сущность риска и его проявления
Зависимость от ключевых специалистов возникает, когда успех проекта критически зависит от знаний, опыта и доступности ограниченного числа людей․ В контексте проектной документации это может проявляться в нескольких формах:
- Уникальные знания: Специалист обладает уникальными знаниями о системе, технологии или нормативных требованиях, которые не задокументированы или трудно передаваемы․
- Критически важные навыки: Специалист владеет навыками, необходимыми для выполнения определенных задач, таких как экспертиза, согласование или внесение изменений в проектную документацию․
- Отсутствие резерва: Нет других специалистов, способных заменить ключевого сотрудника в случае его отсутствия (болезнь, увольнение, отпуск)․
Пример: Менеджер проекта заболел и ушел на больничный․ Если у него были ключевые задачи в проекте, а руководитель заранее не позаботился о том, чтобы подготовить ему замену заранее, неисполнение этих задач и адаптация других работников из-за перераспределения функций в отделе может затянуться и привести к издержкам․
Последствия реализации риска
Реализация риска зависимости от ключевых специалистов может привести к серьезным последствиям для проекта:
- Задержки в сроках: Отсутствие ключевого специалиста может привести к задержкам в выполнении задач, особенно тех, которые связаны с подготовкой, проверкой или согласованием проектной документации․
- Увеличение затрат: Поиск и обучение нового специалиста, переработка проектной документации, исправление ошибок – все это требует дополнительных затрат․
- Снижение качества: Недостаток опыта или знаний у заменяющего специалиста может привести к снижению качества проектной документации и, как следствие, к проблемам при реализации проекта․
- Репутационные риски: Задержки и проблемы с качеством могут негативно сказаться на репутации компании․
Например, если у Главгосэкспертизы будет много замечаний к проекту, то главный инженер рискует быть удаленным из реестра, лишится номера․ А это значит, что его путь в профессии закончится, и компании придется искать нового специалиста․
Методы снижения риска
Существует несколько методов снижения риска зависимости от ключевых специалистов:
- Документирование знаний: Необходимо тщательно документировать все знания, навыки и процессы, связанные с проектной документацией․ Это позволит другим специалистам быстро освоить необходимые навыки и заменить ключевого сотрудника в случае необходимости․
- Кросс-обучение: Организуйте кросс-обучение, чтобы несколько специалистов обладали знаниями и навыками, необходимыми для выполнения ключевых задач․
- Создание резервного персонала: Подготовьте резервный персонал, который сможет заменить ключевого специалиста в случае его отсутствия․
- Разделение ответственности: Разделите ответственность за ключевые задачи между несколькими специалистами․
- Использование систем управления знаниями: Внедрите системы управления знаниями, которые позволят хранить, обмениваться и использовать знания в организации․
- Аутсорсинг: Рассмотрите возможность аутсорсинга определенных задач, связанных с проектной документацией, специализированным компаниям․
Снижение риска – это метод, направленный на уменьшение вероятности риска и его последствий․ Например, компания наняла исполнителя, который является отличным специалистом в своей области, но часто задерживает работу․
Важность проактивного управления рисками
Важно понимать разницу между рисками и проблемами: риск становится проблемой только тогда, когда он материализуется․ Проактивное управление рисками, включающее в себя идентификацию, анализ и разработку мер по снижению рисков, является ключевым фактором успеха любого проекта․ Недостаточная проработка проектной и рабочей документации сама по себе является риском․
Разрешение риска обычно требует дополнительных ресурсов и тщательного анализа․ Но с ним проектному менеджеру немного спокойнее – проходит головная боль, появляется уверенность и защищенность․